Gemeinderatsverhandlungen vom 18. März 2014
Internes Controlling
Mit der Teilrevision der Gemeindeordnung 2009 wurde die Kompetenz für den Erlass des Reglements für die Entschädigung der Behördenmitglieder und nebenamtlichen Funktionäre der Gemeinde Teufen neu geregelt. Der Gemeinderat wird in Art. 19 lit. n) der Gemeindeordnung als zuständig bezeichnet, das durch die Geschäftsprüfungs-kommission erlassene Entschädigungsreglement zu genehmigen.
Im Zuge des internen Prozesscontrollings hat der Gemeinderat Schwierigkeiten in Bezug auf die Anwendung und Umsetzung des Reglements festgestellt. Der Gemeinderat hat sich nach Bekanntwerden der Unstimmigkeiten der Angelegenheit angenommen und die Situation per Ende 2013 bereinigt. Es handelt sich dabei um folgende Punkte:
• Absenzen an Gemeinderats-Sitzungen: Die Mitglieder des Gemeinderates erhalten eine Jahrespauschale von CHF 6‘000 (als Basis galt die Annahme von einer Entschädigung von 20 Sitzungen à CHF 300). Absenzen haben einen Abzug von CHF 300 pro Sitzung zur Folge. Pro Jahr finden durchschnittlich 24 Sitzungen statt. Die Frage, ob der Abzug auch im Krankheitsfall (z.B. mit ärztlichem Zeugnis) oder obligatorischem Militärdienst gilt, war Thema einer langen Diskussion zwischen Geschäftsprüfungskommission und Gemeinderat. Die Situation ist nun gemäss den Bestimmungen des Entschädigungsreglementes bereinigt. Für 2012 wurden 23 Abwesenheiten (davon 8 aus Krankheitsgründen und 6 aus nicht verschiebbaren geschäftlichen Verpflichtungen) in der Höhe von CHF 6‘900 den Mitgliedern des Gemeinderates in Abzug gebracht und für 2013 mit 19 Abwesenheiten resp. CHF 5‘700. Diese Bestimmung wurde bei einem zurückgetretenen Mitglied des Gemeinderates für fünf Abwesenheiten ebenfalls angewendet und der entsprechende Betrag in Rechnung gestellt.
• Entschädigungen bei Amtsrücktritten und Auflösung von Arbeitsgruppen: In zwei Fällen wurde festgestellt, dass bei ausgeschiedenen Amtsträgern die monatlichen Entschädigungen auf der Verwaltung nicht sistiert und weiter ausbezahlt wurden. Diese zu viel ausbezahlten Beträge sind den entsprechenden Personen umgehend in Rechnung gestellt worden.
• Arbeitsrapporte: Die Mitglieder des Gemeinderates und Kommissionen sind gemäss Reglement verpflichtet, ihre Arbeitsrapporte monatlich der Kanzlei einzureichen; die Auszahlung erfolgt halbjährlich. Auf interne Anweisung hin wurde den Behördemitgliedern gestattet, die Rapporte – analog der Auszahlungsperiode – halbjährlich einzureichen. Seit 1. Januar 2014 werden die Arbeitsrapporte monatlich eingefordert und auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft. Ferner wurden die Rechnungssteller angewiesen, die Arbeiten detailliert zu erfassen und – auch bei wiederkehrenden Arbeiten/Aufgaben – auf eine Pauschalnennung zu verzichten.
Der Gemeinderat ist sich der Verantwortung auch in diesem Bereich bewusst und ist im Zuge der Verbesserung des internen Kontrollsystems bestrebt, die Reglemente konform umzusetzen.
